Toimistoremontin suunnittelu: käytännön opas yrityksen edustajalle

Toimistoremontin suunnittelu alkaa siitä, mitä tiloissa pitää pystyä tekemään ja millaisia muutoksia arki tarvitsee. Selkeät tavoitteet, rajattu työn laajuus ja etukäteen sovitut työjärjestelyt auttavat hallitsemaan kustannuksia ja remontin vaikutuksia yrityksen toimintaan.

Tämä opas auttaa valmistautumaan hankkeeseen nykytilan kartoituksesta tarjouspyyntöön. Saat käytännön ohjeet budjetin, aikataulun ja remontin aikaisten järjestelyjen suunnitteluun sekä urakoitsijoiden vertailuun.

Tavoitteet ja nykytila kuntoon ennen ensimmäistä tarjousta

Määrittele ensin, miksi remontti tehdään. Tarvitaanko lisää rauhallisia työtiloja, toimivampi tilajako vai pintojen ja talotekniikan uudistamista? Kirjaa tavoitteet ennen tarjousten pyytämistä, jotta suunnittelijat ja urakoitsijat voivat arvioida samaa kokonaisuutta.

Selvitä myös tilojen rajoitteet ja mahdollinen lupatarve. Korjaus- ja muutostyöt voivat edellyttää viranomaislupaa, ja vuokrasopimus sekä kiinteistön omistajan tai taloyhtiön ohjeet voivat asettaa työlle ehtoja. Jos luvanvaraisuus on epäselvä, kysy neuvoa oman kunnan rakennusvalvonnasta.

Kokoa nykytilasta ainakin nämä tiedot:

• Toimiston sijainti, kerros sekä brutto- ja nettopinta-ala.

• Vuokrasopimuksen muutostöitä koskevat ehdot ja mahdolliset vuokran muutokset.

• Rakenteiden ja pintojen kunto, mukaan lukien väliseinät, ikkunat ja märkätilat.

• Sähkö-, lämmitys-, jäähdytys-, ilmanvaihto- ja putkijärjestelmien nykytila sekä paloturvallisuuteen liittyvät ratkaisut.

• Akustiikka, valaistus, luonnonvalo ja työrauhaan liittyvät ongelmat.

• Kalusteet, säilytystilat sekä sähköpisteiden ja työvälineiden tarpeet.

• Asiakas-, henkilöstö- ja varastotilojen nykyinen käyttö.

Päätä samalla, remontoidaanko nykyistä toimistoa vai liittyykö hankkeeseen muutto uusiin tiloihin. Mahdolliselle tilahaulle, sopimusneuvotteluille ja muutolle on varattava aikaa erikseen.

Nimeä yrityksestä vastuuhenkilö tai pieni ryhmä, joka kokoaa tarpeet ja tekee päätökset. Suunnitteluun kannattaa ottaa mukaan tilojen käyttäjiä sekä IT-asioista vastaava henkilö.

Tavoitteiden määrittely ja tilojen käyttäjien tarpeet

Toimiva tilaratkaisu perustuu yrityksen työskentelytapoihin. Kartoita henkilöstön tarpeita esimerkiksi lyhyellä kyselyllä, haastatteluilla tai yhteisellä työpajalla.

Selvitä ennen suunnittelijan tai urakoitsijan tapaamista:

• Kuinka monta työpistettä tarvitaan ja miten etä- tai hybridityö vaikuttaa tilojen käyttöön?

• Tarvitaanko hiljaisia työtiloja, puhelinkoppeja, neuvotteluhuoneita tai projektitiloja?

• Missä säilytystilaa tarvitaan ja kuinka paljon?

• Uudistetaanko keittiö, taukotila tai asiakastiloja?

• Mitä puutteita valaistuksessa, akustiikassa tai ilmanvaihdossa on havaittu?

Suunnittele akustiikka, valaistus ja ilmanvaihto osana kokonaisuutta. Avoin tila ei itsessään takaa hyvää akustiikkaa, joten rauhallisen työn ja keskustelujen tarpeet on huomioitava tilajaossa. Ergonominen työpiste ja sopivat työtavat voivat auttaa vähentämään työn kuormittavuutta.

Kirjaa eri tiloille omat tavoitteet. Neuvotteluhuoneen, keskittymistä vaativan työn tilan ja taukohuoneen käyttötarkoitukset eroavat toisistaan, vaikka ne kuuluvat samaan toimistoon.

Työn rajaus: mitä remontoidaan ja mitä jätetään ennalleen?

Selkeä työn rajaus helpottaa tarjousten vertailua. Kokonaisvaltaiseen toimistoremonttiin voi kuulua esimerkiksi väliseinien muutoksia, pintojen uusimista, valaistuksen päivittämistä sekä keittiön ja WC-tilojen remontointia. Kaikkia muutoksia ei kuitenkaan tarvitse tehdä samalla kertaa.

Päätä suunnitteluvaiheessa ainakin seuraavat asiat:

• Puretaanko väliseiniä tai rakennetaanko uusia huoneita?

• Mitkä lattia-, seinä- ja kattopinnat uusitaan?

• Päivitetäänkö nykyistä valaistusta vai uusitaanko järjestelmä?

• Remontoidaanko keittiö ja märkätilat, ja mitä esteettömyystarpeita niissä huomioidaan?

• Mitä akustiikkaratkaisuja tarvitaan?

• Mitkä tilat jätetään ennalleen tai myöhempään vaiheeseen?

Sovi hankkeen suunnitteluvastuista ja siitä, miten tilasuunnittelu sekä eri talotekniset suunnitelmat sovitetaan yhteen. Pohjaratkaisun muutoksia kannattaa arvioida ammattilaisen kanssa. Havainnekuvat voivat auttaa hahmottamaan vaihtoehtoja ennen toteutusta.

Rakennuspalvelu Veljekset Helenius voi toteuttaa keittiöremontin ja märkätilaremontin osana samaa toimistoremonttia. Alkukartoituskäynnillä voidaan käydä läpi tilat, täsmentää tarjouspyyntöä ja hahmotella vaihtoehtoisia työn laajuuksia.

Budjetti, aikataulu ja arjen järjestelyt remontin aikana

Työn laajuus, materiaalivalinnat, rakenteelliset muutokset ja talotekniikka vaikuttavat remontin kustannuksiin. Toteutustapa puolestaan vaikuttaa siihen, miten yrityksen toiminta voidaan järjestää työn aikana. Budjettia ja aikataulua kannattaa siksi suunnitella rinnakkain.

Budjetin suunnittelu ja kustannusten hallinta

Kohdekohtainen kustannusarvio perustuu tilojen kartoitukseen ja suunniteltuihin töihin. Pelkkä pinta-ala ei kerro remontin hintaa: pintojen uusiminen ja talotekniikkaa sisältävä laaja saneeraus ovat erilaisia kokonaisuuksia.

Kerää budjetointia varten tiedot toimiston koosta, remontoitavista tiloista, materiaalitasosta sekä sähkö-, ilmanvaihto- ja putkitöiden laajuudesta. Työn sisällön ja materiaalivalintojen merkitystä käsitellään myös Sajato Oy:n toimitilaremontin budjetointia koskevassa artikkelissa. Oman kohteen kustannukset on silti arvioitava sen lähtötietojen perusteella.

Kustannusarvioon kannattaa eritellä hankkeeseen kuuluvat:

• Purku- ja rakennetyöt.

• Pintamateriaalit ja niiden asennus.

• Keittiön ja märkätilojen remontit.

• Talotekniset työt ja valaistus.

• Kalusteet ja kalusteasennukset.

• Suunnittelu ja mahdollinen projektinjohto.

• Suojaukset ja loppusiivous.

Varaa budjettiin myös hankekohtaisesti arvioitu osuus yllätyksiin. Rakenteista voi paljastua korjaustarpeita vasta työn aikana. Rakennuspalvelu Veljekset Helenius voi tarvittaessa hoitaa toimistoremonttiin liittyviä kosteusmittauksia, kuivauksia ja vesivahinkokorjauksia.

Tarkenna budjettia tarjousten perusteella. Jos kustannukset ylittävät käytettävissä olevan summan, arvioi työn laajuutta, materiaalivalintoja ja vaiheistusta uudelleen.

Aikataulu ja remontin rytmittäminen

Aloita aikataulun valmistelu, kun tavoiteltu valmistumisajankohta on tiedossa. Suunnittelun ja toteutuksen kesto riippuu kohteesta, työn laajuudesta ja hankintojen toimitusajoista.

Kerro urakoitsijalle toivotut aloitus- ja valmistumisajankohdat, yrityksen kiireisimmät kaudet sekä mahdollisuudet väistötiloihin tai ilta- ja viikonlopputyöhön. Selvitä myös, tehdäänkö remontti kerralla vai alueittain.

Laadi kirjallinen aikataulu, jossa näkyvät:

• Suunnittelu ja materiaalihankinnat.

• Purkutyöt.

• Runko- ja rakennetyöt.

• Talotekniset työt ja niiden yhteensovitus muiden työvaiheiden kanssa.

• Lattioiden, seinien ja kattojen pintatyöt.

• Kalusteasennukset ja viimeistely.

• Loppusiivous ja vastaanottotarkastus.

Huomioi erityisesti mittatilauskalusteiden ja muiden erikseen tilattavien tuotteiden toimitusajat. Kirjaa myös, milloin yrityksen pitää hyväksyä suunnitelmia tai tehdä materiaalipäätöksiä, jotta seuraava työvaihe voi alkaa.

Varaa aikaa tilojen käyttöönottoon ja henkilöstön perehdyttämiseen. Uusien tilojen käyttöperiaatteet on hyvä käydä läpi ennen arjen siirtymistä niihin.

Toiminnan järjestäminen remontin aikana

Suunnittele etukäteen, missä henkilöstö työskentelee ja miten asiakkaiden asiointi hoidetaan remontin aikana. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi:

• Väistötilat samassa kiinteistössä.

• Väliaikainen toimisto muualla.

• Etätyön lisääminen tehtävissä, joissa se on mahdollista.

• Remontin vaiheistaminen niin, että osa tiloista voidaan pitää käytössä.

Ota IT-vastaava mukaan järjestelyihin. Selvitä kaapelointien, verkkoyhteyksien ja laitteiden muutostarpeet sekä mahdollisten käyttökatkojen vaikutukset työhön.

Sovi ennen aloitusta kulkureiteistä, melun ja pölyn hallinnasta sekä tilojen käytön pelisäännöistä. Kirjaa, kenelle muutoksista ilmoitetaan ja kuka yrityksessä hyväksyy mahdolliset lisätyöt.

Rakennuspalvelu Veljekset Helenius huolehtii sovitun työn laajuudessa työmaan suojauksista, siisteydestä ja turvallisen liikkumisen järjestelyistä. Yrityksessä kannattaa puolestaan sopia, kuka tiedottaa henkilöstölle työn etenemisestä ja aikataulumuutoksista.

Tarjouspyyntö, urakoitsijan valinta ja työn aloituksen valmistelu

Kun tavoitteet ja työn laajuus on määritelty, kokoa ne tarjouspyynnöksi. Samat lähtötiedot kaikille tarjoajille helpottavat tarjousten sisällön vertailua.

Mitä tietoja hyvässä tarjouspyynnössä on?

Sisällytä tarjouspyyntöön:

• Yrityksen yhteystiedot ja yhteyshenkilö.

• Toimiston osoite, kerros sekä brutto- ja nettopinta-ala.

• Valokuvia ja pohjapiirros nykytilasta, esimerkiksi PDF- tai DWG-muodossa.

• Remontin tavoitteet ja toivottu lopputulos.

• Tieto siitä, mitä tiloja remontti koskee.

• Suunnitellut tilajaon, pintojen ja kalusteiden muutokset.

• Toivottu materiaalitaso ja mahdolliset esimerkkimateriaalit.

• Alustava budjetti sekä toivotut aloitus- ja valmistumisajankohdat.

• Remontin aikainen tilojen käyttö ja erityistarpeet, kuten melurajoitukset, pölynhallinta tai IT-tilojen suojaus.

Kuvaa myös, mitkä valinnat ovat jo päätettyjä ja missä tarvitset toteuttajan ehdotuksia. Näin tarjouksen tekijä pystyy arvioimaan työn sisältöä ja tarvittavia tarkennuksia.

Urakoitsijan valinta ja valmistelut ennen työn aloitusta

Arvioi urakoitsijan kokemusta vastaavista hankkeista, hinnoittelun selkeyttä, ehdotettua aikataulua ja yhteydenpidon toimivuutta. Vertaa tarjouksista erityisesti seuraavia asioita:

• Mitkä työvaiheet ja materiaalit sisältyvät hintaan?

• Mitä jää urakan ulkopuolelle?

• Miten lisätöistä sovitaan ja miten ne hinnoitellaan?

• Sisältyvätkö suunnittelu ja projektinjohto tarjoukseen?

• Miten vastuut, yhteydenpito ja aikataulun seuranta sovitaan?

• Mitkä ovat toteutuksen välitavoitteet?

Käy suunnitelmat ja työmaan käytännöt läpi ennen sopimuksen tekemistä. Varmista ennen työn alkua, että työn laajuus on kirjattu, päämateriaalit on valittu ja kalustuksen sekä IT-järjestelyjen tarpeet ovat tiedossa. Selvitä myös tarvittavat viranomaisluvat ja kiinteistön suostumukset.

Rakennuspalvelu Veljekset Helenius toteuttaa toimitilaremontteja avaimet käteen -periaatteella Uudellamaalla, muun muassa Helsingissä, Vantaalla, Espoossa, Keravalla ja Sipoossa. Suunnittelu ja toteutus voidaan hoitaa samalta toimijalta sovitun laajuuden mukaisesti. Kun toimistosi remontin tavoitteet ovat hahmottuneet, pyydä tarjous Rakennuspalvelu Veljekset Heleniukselta.